Уважаемые коллеги, руководители и бухгалтеры! Приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28, который вносит фундаментальные изменения в правила электронного документооборота (ЭДО), вступает в силу 1 января 2026 года. Многие воспринимают эту дату как отдаленную перспективу, но для беспрепятственного ведения бизнеса готовиться к переходу необходимо уже сегодня. Как налоговый консультант, я хочу разъяснить суть грядущих изменений и дать четкий план действий.

▎В чем суть изменений?
С 2026 года все организации и индивидуальные предприниматели, желающие обмениваться с контрагентами первичными учетными документами и счетами-фактурами в электронной форме, будут обязаны использовать для этого универсальный передаточный документ (УПД). Ключевой момент, который часто упускают: новый закон не отменяет привычные акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные (ТОРГ-12) или транспортные накладные (ТТН) как класс. Вы по-прежнему сможете их составлять, но только на бумаге. Если вы хотите пользоваться всеми преимуществами ЭДО — скоростью, экономией и юридической силой — ваш единственный вариант с 2026 года — это УПД.

▎Почему УПД — это прогресс?
Универсальный передаточный документ, утвержденный ФНС России, уже несколько лет успешно применяется многими компаниями. Его главные преимущества:

1. Унификация. Один документ заменяет несколько: и первичку для признания расходов по сделке (ст. 252 НК РФ), и счет-фактуру для заявления НДС к вычету.
2. Сокращение трудозатрат. Бухгалтеру не нужно формировать, подписывать и отправлять два разных документа.

3. Минимизация ошибок. Риск расхождений в накладной и счете-фактуре исключен, так как это один файл.
4. Юридическая надежность. Электронный УПД, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью и печатью.

▎Что нужно сделать уже сейчас? Время действовать!
Чтобы январь 2026 года не стал месяцем аврала и приостановки сделок из-за неподготовленности, мы настоятельно рекомендуем нашим клиентам и всем представителям бизнеса предпринять следующие шаги:

Проанализируйте цепочку контрагентов. Составьте список партнеров, с которыми вы ведете или планируете вести электронный документооборот.

Заключите дополнительные соглашения. Это самый важный шаг. С каждым контрагентом необходимо подписать допсоглашение к договору, в котором будет четко прописано:
• Переход на обмен УПД в электронной форме.
• Что УПД является документом, подтверждающим факт выполнения работ, оказания услуг, передачи товара и права собственности на него.
• Реквизиты для обмена (оператор ЭДО, адреса электронной почты для уведомлений и т.д.).

Убедитесь в технической готовности. У вашей компании и ваших партнеров должны быть:
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) для руководителя или уполномоченных лиц.
• Договор с одним из аккредитованных операторов ЭДО.

▎Наша практика и рекомендация
Мы в своей практике уже с октября этого года начинаем плановый перевод наших клиентов на универсальный передаточный документ. Мы делаем это для того, чтобы к январю 2026 года пройти период адаптации без стресса и избежать рисков, когда сделка не может быть проведена из-за формальных препятствий.

Не откладывайте на завтра то, что обеспечивает бесперебойность вашего бизнеса послезавтра. Начните диалог с контрагентами сейчас, пока у вас есть время на спокойное согласование и подписание всех необходимых документов.

Наша компания готова оказать комплексную поддержку в этом переходе. 
От консультаций по изменению договоров и бухгалтерскому учету УПД до организации полноценного электронного документооборота. Обращайтесь, и мы поможем вам войти в новую эру ЭДО уверенно и без потерь.

Информация носит ознакомительный характер и не является исчерпывающей консультацией.
Для получения индивидуальных рекомендаций, актуальных для вашей компании, обращайтесь к нашим экспертам.